В ЛОГБУ "Сланцевский ЦСО "Надежда" на надомном отделении была проработана проблема по хранению документации, а именно:
- личных дел получателей социальных услуг,
- графиков обслуживания граждан,
- отчетной документации по предоставляемым услугам и приказам по отделению.
В работе была применена система 5S ("Сортируй", "Соблюдай порядок", "Содержи в чистоте", "Стандартизируй", "Самосовершенствуйся").
Первоочередно была выявлена проблема: в трех шкафах лежат разные документы, в которых тяжело ориентироваться и не получается найти быстро нужные документы.
Как мы поняли, что есть эта проблема? Сотрудники отделения теряются в выборе нужных папок, часто путают и кладут документы в непредназначенные для этого папки.
Было разработано решение данной проблемы. При помощи системы 5S были рассортированы документы по разным шкафам и папкам, созданы единообразные ярлыки на папки для быстрого визуального поиска, документы разбиты на папки разного цвета согласно отделениям.
Ожидаемый эффект от проделанной работы, это:
Сокращение времени на поиск личного дела с 5 мин до 1 мин.
Сокращение времени на поиск папок с приказами/графиками/отчетной документации по отделению с 2 минут до 30 секунд.
|
№ |
Действие |
Ответственный |
Срок исполнения |
Результат |
|
|
Провести ревизию всех документов в шкафах, определить: Какие бумаги нужны ежедневно? Какие используются редко? Что давно устарело и подлежит уничтожению?
|
Зав. отделениями |
1 неделя |
Выделены 3 основные группы документов. Документы необходимые в данный момент – оставлены в шкафах. Документы необходимые для хранения – переданы в архив. Документы, утратившие актуальность – уничтожены. |
|
|
Распределение документов по группам: -Личные дела отделений -Графики обслуживаемых граждан за текущий год -Отчетная документация по предоставляемым услугам -Приказы отделения |
Зав. Отделением |
1 неделя |
-Личные дела расформированы по 2 шкафам и разного цвета папкам-скоросшивателям разделяя внутри себя градацию обслуживания в городской черте и сельской местности. -Графики и отчетная документация получили разного цвета папки-регистраторы с ярлыками на корешках для удобного поиска. - Приказы отделения вынесены за пределы шкафа, оформлены в папку-регистратор с ярлыком на корешке, т.к. используется ежедневно в работе. |
|
|
Создание зон хранения |
Специалист по социальной работе |
2 дня |
Установлена четкая система размещения документов: 1 шкаф – личные дела получателей социальных услуг на городском отделении. 2 шкаф - личные дела получателей социальных услуг на сельском отделении. 3 шкаф - Графики и отчетная документация. |
|
|
Оптимизация поиска нужного личного дела |
Специалист по социальной работе |
5 дней |
Распределение внутри личных дел по вертикальным лоткам в соответствии с закреплением участков за социальным работником. Раскладка личных дел в алфавитном порядке внутри каждого участка. |
|
|
Поддержание чистоты |
Специалист по социальной работе |
Постоянно |
Уборка и профилактика состояния полок и папок на наличие неактуальных документов. |
|
|
Создание инструкции по хранению документов |
Зав. Отделением |
3 дня |
Работа в соответствии с разработанной инструкцией, которая выработана практическим путем. |
|
|
Улучшение процессов |
Зав. Отделением |
Постоянно |
Стимулировать инициативность работника в выявлении возможностей улучшения путем установления премиальных выплат в случае предложения эффективной рабочей идеи. |
|
|
Анализ |
Зав. Отделением |
Переодически |
Периодически анализировать эффективность принятых мер и вносить изменения, способствующие повышению качества хранения документов. |
Вы можете видеть наглядный пример, как повиляло применение данной системы и какой результат мы увидели на практике. Каждый угловой лоток отведен для определенного социального работника, внутри этого лотка собраны его подопечные, личные дела расставлены в алфавитном порядке.
Данная программа позволила существенно повысить эффективность управления документооборотом, сократить потери времени на поиск нужной информации, обеспечить прозрачность и доступность архивных записей. Следуя принципу непрерывного совершенствования, система 5S способствует созданию благоприятных условий труда и повышению общей производительности сотрудников.
188561, Ленинградская область, г. Сланцы, ул.Декабристов 13. Тел (81374) 41-792